Kassasystem

Om man har en butik så måste man ha ett kassasystem, som gör det som förväntas av det. Detta gäller för fysiska butiker likaväl som e-handelsbutiker eller butiker som är både och. Det optimala är att ha ett kassasystem som täcker både ekonomisk och logistisk information, såsom antal varor i butikens lager, allt för att underlätta inventering.

Ett kassasystem bör innehålla inköpspriset du betalar för artikeln, artikelns namn och GTIN (EAN), kundens pris och momsprocent. Det bör också kunna hålla information om kvantiteter du köpt in och räkna ner varje såld vara för att ha ett lagersaldo, som du kan jämföra med det du räknar vid inventering. Det finns också en mängd annan information som kan vara bra, lite olika för olika artiklar. Har man till exempel nikotinprodukter i sin butik behöver det framgå att det ska vara 18-års gräns på godset så att kassan säger till. Här kan du läsa mer om kassasystem: sitoo vet mer om kassesystem och vad Sitoo kan göra. Här ser du exempel på kassasystem som inte varit så bra : kritik mot dåligt system enligt de som använt det.

Det är viktigt för att:

– Kvittot till kunden blir korrekt. Det ska innehålla summa, andel moms i procent och pengar, datum och artikelnamn. Butikens namn är också bekvämt för kunden att det finns på kvittot, eller fakturan om det är en virtuell butik.

– Transaktionen ska sparas i din bokföring snarast. Varje månad bör du göra ett bokslut för att se om din butik går bra eller om du behöver vidta åtgärder för att säkra resultatet. Momsen ska också särredovisas och skickas till Skatteverket. Här kommer ditt inköpspris väl till pass, då antal inköpta produkter för månaden minus antalet sålda produkter ger information om vinsten. Bokföring skall dock genomföras dagligen eller snarast efter en affärstransaktion.

– Transaktionen bör också kunna sparas i ett statistiksystem av någon art, så du kan se vilka artiklar som sålt bra eller dåligt, vilken avans respektive artikel gett och liknande information.

– I kassasystemet har du då ett lagersaldo som du kan använda när du inventerar. Du kan även använda det för att hålla koll på vilka artiklar du eventuellt behöver skaffa för att kunna sälja, om de är på väg att ta slut.

Utöver detta, eller ännu bättre, kopplad till kassasystemet, bör du ha ett ekonomisystem.

I det systemet ska olika kostnader och intäkter redovisas. Ofta har man olika konton för artiklar som köps och säljs, resp. saker som köps för att hålla affären rullande. Är det en fysisk butik har du kanske kostnader för städning och annat, och har du en internetbaserad butik har du kanske kostnader för att uppgradera system eller ändra användargränssnittet eller nåt annat som kräver en utvecklares insats, och som kostar pengar för dig. Här kan du också göra justeringar, avdrag för inkurans eller svinn, returer, trasiga varor och den typen av ekonomiska regleringar. Då allt detta är gjort kan du, med hjälp av ditt kassasystem ganska enkelt sköta din ekonomi utan att det blir så avancerat att du behöver speciell ekonomikunskap.